Ja, een cateraar kan in veel gevallen de volledige organisatie van een bedrijfsfeest overnemen. Steeds meer cateraars bieden naast eten en drinken ook aanvullende diensten aan zoals locatiebegeleiding, opbouw, decoratie en programmaondersteuning. Of dat voor jouw situatie verstandig is, hangt af van de omvang van het feest, de expertise van de cateraar en wat jij als opdrachtgever wilt uitbesteden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen rondom catering en bedrijfsfeestorganisatie.
Wat regelt een cateraar allemaal bij een bedrijfsfeest?
Een cateraar regelt bij een bedrijfsfeest in de eerste plaats alles wat met eten en drinken te maken heeft: het samenstellen van het menu, de inkoop van ingrediënten, de bereiding, de presentatie en de bediening. Veel cateraars gaan echter verder en nemen ook de logistiek rondom de catering voor hun rekening, zoals de opbouw van buffetten, materiaalverhuur en afbouw na afloop.
Afhankelijk van de cateraar en het gekozen concept kan het pakket ook het volgende omvatten:
- Advies over menusamenstelling passend bij het thema of seizoen
- Verhuur van servies, glazen, tafels en linnen
- Inzet van gastheren en gastvrouwen op de vloer
- Coördinatie van leveranciers die aan de catering gerelateerd zijn
- Verzorging van een borrelbox, lunchbuffet of diner op locatie
- Duurzame verpakkingen en milieuvriendelijk materiaal
Wat een cateraar precies levert, verschilt per bedrijf en per concept. Het is daarom altijd verstandig om vooraf duidelijk te bespreken welke taken binnen het cateringcontract vallen en welke taken jij zelf regelt of elders inkoopt.
Wat is het verschil tussen een cateraar en een eventbureau?
Het belangrijkste verschil tussen een cateraar en een eventbureau is de reikwijdte van hun dienstverlening. Een cateraar is gespecialiseerd in voeding en drank, terwijl een eventbureau de volledige organisatie van een evenement coördineert, inclusief locatiekeuze, entertainment, techniek, decoratie en logistiek. Een cateraar is één van de leveranciers die een eventbureau inschakelt.
In de praktijk is de grens niet altijd scherp. Sommige cateraars hebben hun dienstenpakket uitgebreid en bieden ook eventgerelateerde ondersteuning aan. Ze denken mee over de opzet van een avond, adviseren over de indeling van de ruimte en coördineren de samenwerking met andere partijen. Toch blijft hun kernexpertise altijd liggen bij de foodbeleving.
Een eventbureau neemt de regie over het gehele evenement en is verantwoordelijk voor het eindresultaat als totaalervaring. Ze huren een cateraar in als onderdeel van een groter geheel. Als je op zoek bent naar een partij die zowel het eten als het volledige programma regelt, kun je kiezen voor een eventbureau met een vaste cateringpartner, of voor een cateraar die een uitgebreid totaalpakket aanbiedt.
Welke taken blijven bij de opdrachtgever als de cateraar organiseert?
Zelfs als een cateraar een groot deel van de organisatie overneemt, blijven er altijd taken bij de opdrachtgever. De meest voorkomende verantwoordelijkheden die bij jou als organisatie blijven, zijn de locatiekeuze, de uitnodigingen aan gasten, het programma of de sprekers en eventuele audiovisuele techniek. Dit zijn elementen die buiten de directe cateringsverantwoordelijkheid vallen.
Concreet kun je denken aan de volgende taken die doorgaans bij de opdrachtgever liggen:
- Het reserveren en betalen van de locatie
- Het opstellen en versturen van uitnodigingen
- Het regelen van entertainment, muziek of sprekers
- Het bewaken van het totaalbudget van het evenement
- Het verzamelen van dieetwensen en allergieën bij gasten
- Het coördineren van vervoer of parkeermogelijkheden
Hoe meer je wilt uitbesteden, hoe belangrijker het is om vooraf heldere afspraken te maken. Een goede cateraar denkt proactief mee en geeft aan welke informatie hij van jou nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Dat bespaart je op de dag zelf veel stress.
Hoe kies je de juiste cateraar voor een bedrijfsfeest?
De juiste cateraar voor een bedrijfsfeest kies je op basis van vier factoren: de omvang van het feest, het gewenste menu en concept, de mate van ontzorging die je zoekt en de mate waarin de cateraar aansluit bij de waarden van jouw organisatie. Prijs is uiteraard ook een overweging, maar mag nooit het enige criterium zijn.
Begin met het stellen van de juiste vragen bij je oriëntatie:
- Wat is de schaal van het evenement? Een borrel voor twintig mensen vraagt om een andere aanpak dan een gala voor driehonderd gasten.
- Welk concept past bij jullie bedrijfscultuur? Denk aan een informeel lopend buffet, een stijlvol driegangendiner of een interactieve foodworkshop.
- Hoeveel ontzorging verwacht je? Wil je alleen eten en drinken, of ook begeleiding bij de opzet en uitvoering van de avond?
- Welke waarden zijn belangrijk? Duurzaamheid, lokale inkoop en inclusiviteit zijn voor veel organisaties steeds meer een voorwaarde dan een wens.
Vraag altijd om een persoonlijk gesprek en een maatwerkofferte. Een goede cateraar luistert naar jouw wensen en denkt actief mee over de beste invulling. Referenties en eerder geleverd werk geven bovendien een reëel beeld van wat je kunt verwachten.
Wanneer is het slim om catering en organisatie samen te bundelen?
Het bundelen van catering en organisatie bij één partij is slim wanneer je zo min mogelijk coördinatiewerk wilt hebben, wanneer het evenement relatief overzichtelijk is en wanneer de cateraar aantoonbaar ervaring heeft met het begeleiden van bedrijfsfeesten als totaalervaring. Het scheelt je tijd, communicatie en het risico op misverstanden tussen leveranciers.
Dit geldt in het bijzonder in de volgende situaties:
- Je hebt intern weinig capaciteit om een evenement te organiseren
- Het feest is een terugkerend evenement waarbij continuïteit belangrijk is
- De foodbeleving staat centraal en is de kern van het programma
- Je wilt een eenduidige stijl en uitstraling van begin tot eind
- Je werkt met een strak budget en wilt kosten overzichtelijk houden
Bij zeer grote of complexe evenementen met veel technische elementen, externe artiesten of meerdere locaties kan het verstandiger zijn om een eventbureau als hoofdregisseur aan te stellen en de catering als apart onderdeel in te kopen. Zo behoudt elke partij zijn expertise en is de eindverantwoordelijkheid duidelijk belegd.
Hoe STAPFOODS helpt met catering voor jouw bedrijfsfeest
Wij weten als geen ander dat een bedrijfsfeest meer is dan een buffet neerzetten. Bij STAPFOODS benaderen we een evenement als een totale beleving, waarbij gastvrijheid en voeding hand in hand gaan. Ons partyconcept SUNNY is speciaal ontwikkeld voor bedrijfsevenementen en is volledig gericht op het bijdragen aan het succes van jouw feest.
Wat wij voor jou regelen bij een bedrijfsfeest:
- Een op maat samengesteld menu op basis van verse, lokaal ingekochte ingrediënten
- Professionele en gastvrije bediening op locatie
- Flexibele concepten: van borrelboxen en lunchbuffetten tot warme maaltijden en desserts
- Duurzame materialen en recyclebare verpakkingen
- Meedenken over de opzet en indeling van de avond
- Mogelijkheid tot gepersonaliseerde STAPFOODS Boxes als welkomstgeschenk of afsluiter
Of je nu een intieme teamborrel organiseert of een groots jubileumfeest, wij denken graag met je mee over de beste aanpak. Neem een kijkje bij onze evenementendiensten en ontdek wat wij voor jouw bedrijfsfeest kunnen betekenen. We plannen graag een vrijblijvend kennismakingsgesprek om jouw wensen te bespreken.
