Hoe stel je goede gunningscriteria op voor een cateringaanbesteding?

Goede gunningscriteria voor een cateringaanbesteding stel je op door eerst te bepalen wat je organisatie echt belangrijk vindt: prijs, kwaliteit, duurzaamheid, vitaliteit of een combinatie daarvan. Vervolgens vertaal je die prioriteiten naar meetbare, objectieve criteria met een duidelijke weging. Dit geldt voor zowel grote als kleine organisaties die hun bedrijfscatering willen uitbesteden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen van gunningscriteria voor een cateringaanbesteding.

Welke soorten gunningscriteria zijn er bij een cateringaanbesteding?

Bij een cateringaanbesteding zijn er twee hoofdcategorieën van gunningscriteria: prijs en kwaliteit. In de praktijk combineer je deze altijd, omdat de laagste prijs zelden de beste catering oplevert. De kwaliteitscriteria zijn daarbij te verdelen in inhoudelijke, organisatorische en maatschappelijke subcategorieën.

Prijscriteria

Prijscriteria gaan verder dan alleen het uurtarief of de prijs per maaltijd. Denk aan de totale exploitatiekosten over de contractperiode, eventuele investeringen in keukenapparatuur en de vraag of er een subsidie- of bijdragemodel van toepassing is. Een transparante prijsopbouw is daarbij minstens zo belangrijk als het eindbedrag.

Kwaliteitscriteria

Kwaliteitscriteria bij een cateringaanbesteding omvatten onder andere de versheid en herkomst van ingrediënten, het aanbod van gezonde opties voor een gezonde bedrijfskantine, de flexibiliteit van het menu en de ervaring van de cateraar met vergelijkbare organisaties. Ook de kwaliteit van de dienstverlening op de werkvloer, zoals gastvrijheid en communicatie, valt hieronder. Voor organisaties die inzetten op een gezonde bedrijfskantine of een selfservicebedrijfskantine is het verstandig om ook criteria op te nemen rondom het aanbod van verse, plantaardige en lokale producten.

Hoe bepaal je de weging van gunningscriteria voor catering?

De weging van gunningscriteria bepaal je op basis van de prioriteiten van je organisatie. Een veelgebruikte verdeling is 40% prijs en 60% kwaliteit, maar dit verschilt per situatie. Organisaties die sterk inzetten op vitaliteit of duurzaamheid kiezen vaak voor een hogere weging van de kwaliteitscriteria.

Begin met een intern gesprek: wat wil je bereiken met de catering? Wil je vooral een goede lunch op kantoor aanbieden, of wil je dat de cateraar actief bijdraagt aan het welzijn van je medewerkers? Maak daarna een lijst van de criteria die je belangrijk vindt en verdeel de wegingspercentages zo dat ze optellen tot 100%.

Een paar praktische richtlijnen voor de weging:

• Geef aan kwaliteitscriteria samen minimaal 50% gewicht, zodat prijs niet de enige doorslag geeft
• Splits kwaliteit op in subcriteria met elk een eigen weging, bijvoorbeeld: voedingskwaliteit (20%), duurzaamheid (15%), service en gastvrijheid (15%) en organisatievermogen (10%)
• Zorg dat elk criterium objectief meetbaar is, zodat je aanbiedingen eerlijk kunt vergelijken
• Documenteer de wegingskeuzes en de redenering erachter, zodat je beslissing achteraf te verantwoorden is

Voor een vergaderlunch of incidentele cateringbehoefte is een lichtere aanbestedingsprocedure met minder criteria vaak voldoende. Bij een volledig uitbestede bedrijfskantine of een meerjarig contract verdient een uitgebreidere weging de voorkeur.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opstellen van gunningscriteria?

De meest voorkomende fout bij het opstellen van gunningscriteria is het formuleren van criteria die niet objectief meetbaar zijn. Vage omschrijvingen zoals “goede kwaliteit” of “een fijne samenwerking” bieden een cateraar geen houvast en maken de beoordeling subjectief. Hier zijn de fouten die je het vaakst ziet:

• Te veel nadruk op prijs: Een aanbesteding die puur op de laagste prijs selecteert, leidt zelden tot de beste catering voor je medewerkers. Zeker als je inzet op een gezonde of duurzame bedrijfskantine, zijn kwaliteitscriteria minstens zo relevant.
• Criteria die niet aansluiten op je organisatiedoelen: Als je organisatie duurzaamheid hoog in het vaandel heeft, maar dit niet terugkomt in de gunningscriteria, selecteer je mogelijk een cateraar die daar niet bij past.
• Onmeetbare criteria: “De cateraar moet innovatief zijn” zegt niets. Beter is: “De cateraar presenteert minimaal twee nieuwe concepten per jaar en onderbouwt hoe die bijdragen aan vitaliteit.”
• Te weinig criteria voor de uitvoeringsfase: Veel organisaties focussen op het aanbod bij de start, maar vergeten criteria op te nemen voor de continuïteit, communicatie en kwaliteitsbewaking tijdens het contract.
• Geen minimumeisen vooraf bepalen: Gunningscriteria werken het best in combinatie met harde selectie-eisen. Zorg dat je van tevoren bepaalt aan welke minimumeisen een cateraar sowieso moet voldoen, voordat de gunningscriteria in werking treden.

Hoe neem je duurzaamheid en vitaliteit op in je gunningscriteria?

Duurzaamheid en vitaliteit neem je op in je gunningscriteria door ze te vertalen naar concrete, toetsbare eisen. Denk aan het percentage lokaal ingekochte ingrediënten, het gebruik van recyclebare of composteerbare verpakkingen en het aanbod van plantaardige en gezonde maaltijdopties. Hoe specifieker de formulering, hoe beter je aanbiedingen kunt vergelijken.

Voor duurzaamheid kun je criteria opnemen zoals:

• Minimaal X% van de ingrediënten is afkomstig van lokale leveranciers
• De cateraar werkt uitsluitend met duurzame verpakkingen en heeft een actief plan voor het verminderen van voedselverspilling
• De cateraar toont aan hoe zij maatschappelijk verantwoord ondernemen, bijvoorbeeld via inclusieve werkgelegenheid

Voor vitaliteit zijn relevante criteria:

• Het menu bevat dagelijks meerdere gezonde en gevarieerde opties, inclusief plantaardige alternatieven
• De cateraar biedt naast maaltijden ook workshops of gastlessen aan over gezonde voeding
• Het concept sluit aan op een breder vitaliteitsprogramma binnen de organisatie

Wil je een duurzame bedrijfskantine realiseren, dan is het verstandig om deze criteria zwaar te wegen in de totaalscore. Zo stuur je actief op de uitkomst die je voor ogen hebt, in plaats van te hopen dat een cateraar er zelf mee komt.

Wanneer schakel je een cateringadviseur in bij een aanbesteding?

Je schakelt een cateringadviseur in wanneer de aanbesteding complex is, de contractwaarde hoog is of wanneer je intern onvoldoende kennis hebt van de cateringmarkt. Bij aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden is professionele begeleiding bovendien bijna altijd nodig om juridische risico’s te vermijden.

Een adviseur helpt je bij het scherp formuleren van gunningscriteria, het inschatten van marktconforme prijzen en het beoordelen van aanbiedingen op een objectieve manier. Dat is vooral nuttig als je voor het eerst een cateraar voor bedrijven selecteert, of als je overstapt van een bestaande cateraar naar een nieuwe partij.

Schakel een adviseur in als:

• Je organisatie voor het eerst de bedrijfskantine wil uitbesteden
• Je meerdere locaties of complexe logistiek hebt
• Je specifieke eisen stelt op het gebied van duurzaamheid of vitaliteit en niet weet hoe je die toetst
• Je een Europese aanbestedingsprocedure moet volgen
• Je interne capaciteit beperkt is en je het proces snel en zorgvuldig wilt afronden

Voor kleinere organisaties of catering voor kleine bedrijven is een adviseur niet altijd nodig. In dat geval volstaat een goed gestructureerd programma van eisen en een heldere offertevraag.

Hoe wij helpen bij jouw cateringaanbesteding

Bij STAPFOODS begrijpen we dat een goede cateringaanbesteding begint met duidelijkheid over wat je organisatie echt wil bereiken. Wij denken graag mee, ook in een vroeg stadium van je aanbestedingsproces. Wat wij concreet bieden:

• Maatwerk foodconcepten die aansluiten op jouw organisatiecultuur, van een dagelijkse gezonde lunch op kantoor tot een volledig uitbestede bedrijfskantine
• Transparante aanpak met lokale ingrediënten, duurzame verpakkingen en een actief beleid tegen voedselverspilling
• Vitaliteitsprogramma’s inclusief workshops en gastlessen die aansluiten op jouw bredere HR- en welzijnsbeleid
• Maatschappelijke meerwaarde door de inzet van personeel met afstand tot de arbeidsmarkt
• Flexibele concepten voor bedrijfsrestaurants, selfservicebedrijfskantines, vergaderlunches en evenementen

Wil je weten hoe wij invulling geven aan jouw gunningscriteria? Neem contact met ons op en we bespreken samen de mogelijkheden.